Van Excel-lijst tot betaalde ouderbijdrage
Hoe we voor de ouderraad van een basisschool een eigen facturatie-omgeving bouwden, volledig gekoppeld aan Exact Online.
Elk schooljaar weer een hele klus
Elk jaar int de ouderraad van een basisschool de vrijwillige ouderbijdrage bij ruim 150 gezinnen met samen zo'n 250 kinderen. Dat ging met een Excel-lijst van de school, facturen die één voor één werden gemaakt en een bankafschrift waarop moest worden nagekeken wie er al betaald had.
En dan de uitzonderingen. De een betaalt via automatische incasso, de ander maakt het over. Sommige gezinnen betalen in twee termijnen. Een kind dat halverwege het jaar instroomt, betaalt de helft, en wie pas aan het eind van het jaar komt, betaalt niets.
De ouderraad zocht één plek waar dat allemaal klopt, zonder dubbel werk in de boekhouding.
In vier stappen van gezinslijst naar factuur
We bouwden op ons eigen factureerplatform RaBePro Sales een ouderbijdragemodule op maat. De boekhouding blijft gewoon in Exact Online: alles wat in de module gebeurt, staat daar automatisch ook.
Gezinslijst inlezen
De Excel-lijst van de school gaat erin. Gezinnen en kinderen worden herkend en als relatie in Exact Online aangemaakt. Komt er halverwege het jaar een nieuwe lijst, dan worden alleen de wijzigingen verwerkt.
Facturen maken
Per gezin één factuur, met een regel per kind. Per kind kies je een volledige, halve of geen bijdrage.
Definitief en geboekt
Met één klik worden alle facturen genummerd en in Exact Online geboekt, op de juiste omzetrekening.
Mailen
Alle facturen gaan in één keer per e-mail naar de ouders, in de huisstijl van de ouderraad.
Iedereen betaalt op zijn eigen manier
Per gezin kies je overmaken of automatische incasso. De betalingsconditie en het IBAN gaan direct mee naar Exact Online.
Wil een gezin in twee termijnen betalen? Dan wordt de factuur netjes in twee delen geboekt: de eerste termijn direct, de tweede standaard in maart. Op de factuur staat precies wat er wanneer van welke rekening wordt afgeschreven.
Altijd weten wie er betaald heeft
De betaalstatus komt rechtstreeks uit Exact Online, inclusief de datum waarop er is betaald. Deelbetalingen worden herkend en per factuur zie je wat er nog openstaat.
Posten die via incasso lopen, zijn gemarkeerd. Zo stuur je die ouders nooit onterecht een herinnering.
Een dashboard dat de cijfers laat spreken
Het dashboard toont de winst-en-verliesrekening en het meerjarenoverzicht, met het boekjaar van de school (bijvoorbeeld augustus tot en met juli). Klik op een grootboekrekening en je ziet direct de boekingen erachter. En met één klik maak je een PowerPoint-jaarrapportage voor de ledenvergadering.
Even checken op het schoolplein
Alles werkt ook op telefoon en tablet. Op het schoolplein even nakijken of een gezin al betaald heeft? Dat kan gewoon. Elk gezin staat als overzichtelijk kaartje op je scherm.
Het resultaat- Minder handwerk: van gezinslijst tot gemailde factuur in een paar klikken in plaats van dagen.
- Eén waarheid: de module en Exact Online lopen altijd gelijk; niets hoeft dubbel te worden ingevoerd.
- Overzicht: het bestuur ziet in één oogopslag wat er is gefactureerd, betaald en nog openstaat.
- Overdraagbaar: ook een nieuwe penningmeester kan er direct mee werken.
Wij snappen de boekhouding én de software
Deze module laat zien wat RaBePro kan bouwen. We combineren kennis van administratie en boekhouding met het bouwen van software. Daardoor begrijpen we niet alleen wát er moet gebeuren, maar ook waarom, en bouwen we oplossingen die aansluiten op hoe jij werkt.
Bespreek je ideeOf het nu gaat om een vereniging, stichting, school of onderneming, denk bijvoorbeeld aan:
- Facturatie op maat
- Koppelingen met Exact Online
- Dashboards en rapportages
- Het automatiseren van terugkerend handwerk
De schermafbeeldingen tonen fictieve voorbeeldgegevens; namen en bedragen zijn niet echt.
Klaar voor een administratie zonder zorgen?
Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek. De koffie staat klaar in Haaksbergen.